CG-selvitys

PKC Group Oyj noudattaa Suomen listayhtiöiden hallinnointikoodia (Corporate Governance) 2010. Tässä on selostettu keskeisiä osia hallituksen vahvistamasta yhtiön Corporate Governance -ohjeistuksesta, johon voi tutustua kokonaisuudessaan internetsivuilla.

Tämä on yhtiön Corporate Governance – ohjeistukseen ja hallinnointiperiaatteita koskeva säännöllisesti päivitetty selostus, ei Suomen listayhtiöiden hallintokoodin suosituksen 54 mukainen selvitys hallinto- ja ohjausjärjestelmästä (Corporate Governance Statement), joka on annettu erillään hallituksen toimintakertomuksesta ja sisältyy vuosikertomukseen, joka on saatavissa Internet-sivustoltamme. Vuosittaiset selvitykset hallinto- ja ohjausjärjestelmästä:

Selvitys hallinto- ja ohjausjärjestelmästä 2012
Selvitys hallinto- ja ohjausjärjestelmästä 2011
Selvitys hallinto- ja ohjausjärjestelmästä 2010
Selvitys hallinto- ja ohjausjärjestelmästä 2009

Vuosikertomukseen sisältyy myös palkka- ja palkkioselvitys. Palkka- ja palkkioselvitys löytyy myös omana asiakokonaisuutena internetsivuilta.

Suomen listayhtiöiden hallinnointikoodi on julkisesti saatavilla esimerkiksi Arvopaperimarkkinayhdistys ry:n internetsivuilla osoitteessa www.cgfinland.fi.

Suosituksista poikkeaminen
Ei poikkeamia.

Yhtiökokous
Hallitus
Toimitusjohtaja ja konsernin johtoryhmä
Liiketoimintojen organisointi
Tilintarkastus
Sisäpiiriasiat
Sisäinen valvota ja riskienhallinta

YHTIÖKOKOUS

Ylintä päätösvaltaa yhtiössä käyttää yhtiökokous, joka päättää osakeyhtiölain ja yhtiöjärjestyksen edellyttämistä asioista.

Varsinainen yhtiökokous pidetään tilinpäätöksen valmistuttua hallituksen määräämänä päivänä viimeistään kesäkuun loppuun mennessä joko yhtiön kotipaikalla Helsingissä. Varsinaisessa yhtiökokouksessa käsitellään yhtiöjärjestyksen mukaan varsinaiselle yhtiökokoukselle kuuluvat asiat ja mahdolliset muut ehdotukset yhtiökokoukselle. Lisäksi yhtiö voi tarvittaessa kutsua koolle ylimääräisen yhtiökokouksen.

Osakkeenomistajalla on oikeus saada yhtiökokoukselle osakeyhtiölain mukaan kuuluva asia yhtiökokouksen käsiteltäväksi, jos hän vaatii sitä kirjallisesti hallitukselta niin hyvissä ajoin, että asia voidaan sisällyttää kokouskutsuun.

Yhtiön yhtiöjärjestyksen mukaisesti kutsu yhtiökokoukseen on julkaistava yhtiön internet-sivuilla aikaisintaan kolme (3) kuukautta ja viimeistään kolme (3) viikkoa ennen kokousta.

Oikeus osallistua yhtiökokoukseen on osakkeenomistajalla, joka on yhtiökokouskutsussa ilmoitettuna täsmäytyspäivänä rekisteröity Euroclear Finland Oy:n pitämään yhtiön osakasluetteloon ja joka on ilmoittautunut yhtiökokoukseen kutsussa määritellyllä tavalla ja määriteltyyn viimeiseen ilmoittautumispäivään mennessä.

Vuonna 2013 varsinainen yhtiökokous pidettiin Helsingissä 4.4.2013. Yhtiökokouksen pöytäkirja on julkaistu internet sivuilla yhtiökokous osiossa. 

HALLITUS

Yhtiön hallinnosta ja toiminnan asianmukaisesta järjestämisestä huolehtii hallitus. Hallitus on laatinut toimintaansa varten kirjallisen työjärjestyksen, jossa on määritelty hallituksen keskeiset tehtävät ja toimintaperiaatteet. Työjärjestys, jonka keskeisiä osia on tässä selostettu, julkaistaan kokonaisuudessaan yhtiön internetsivuilla.

Hallituksen keskeisiin tehtäviin kuuluu vahvistaa yhtiön strategia ja budjetti, hyväksyä riskienhallinnan periaatteet sekä varmistaa johtamisjärjestelmän toiminta. Hallitus päättää asioista, jotka ovat epätavallisia tai joilla on kauaskantoisia vaikutuksia yrityksen toiminnan laatuun tai laajuuteen sen toimialan puitteissa. Näihin asioihin kuuluvat mm. seuraavat:

• päättää hankinnoista, fuusioista ja muista uudelleenjärjestelyistä, jotka vaikuttavat konsernin rakenteeseen, sekä strategisesti merkittävistä liiketoiminnan laajentamisista ja oman pääoman ehtoisista sijoituksista,
• päättää investointikehityksestä ja merkittävistä yksittäisistä investoinneista,
• hyväksyä koko konsernia koskevat kannustin- ja palkitsemisjärjestelmät.

Varsinainen yhtiökokous valitsee hallitukseen yhtiöjärjestyksen mukaan 5–7 jäsentä seuraavan varsinaisen yhtiökokouksen päättymiseen saakka. Hallituksen jäseniksi valitaan henkilöitä, joilla on tehtävän edellyttämä pätevyys ja mahdollisuus käyttää riittävästi aikaa tehtävän hoitamiseen. Hallituksessa on mahdollisuuksien mukaan oltava molempia sukupuolia. Hallituksen jäsenten enemmistön on oltava riippumattomia yhtiöstä ja lisäksi vähintään kahden mainittuun enemmistöön kuuluvista jäsenistä on oltava riippumattomia yhtiön merkittävistä osakkeenomistajista.  Riippumattomuus arvioidaan vuosittain. Hallitus valitsee keskuudestaan puheenjohtajan, joka yhtiöjärjestyksen mukaan ei voi olla yhtiön toimitusjohtaja. Hallituksen jäsenten ja puheenjohtajan tehtäviä ja vastuuta ei ole erityisesti jaettu.

Hallitus arvioi vuosittain itsenäisesti toimintaansa ja työskentelytapojaan löytääkseen mahdollisia kehittämiskohteita. Ensimmäisen kerran arviointi on suoritettu vuodelta 2004. Hallitus suorittaa itsearvioinnin kyselytutkimuksena, johon kaikki jäsenet ja toimitusjohtaja vastaavat.

Vuonna 2013 yhtiökokous valitsi hallitukseen seitsemän henkilöä. Hallituksessa jatkoivat Outi Lampela, Shemaya Levy, Robert Remenar, Matti Ruotsala, Jyrki Tähtinen ja Harri Suutari ja uutena jäsenenä Wolfgang Diez. Vuoden 2013 varsinaisen yhtiökokouksen jälkeen hallituksen puheenjohtajaksi valittiin Matti Ruotsala ja varapuheenjohtajaksi Robert Remenar.

Hallituksen jäsenet on esitelty tarkemmin Internet-sivuilla.

Hallituksen kokoukset vuonna 2012

Hallitus kokoontuu keskimäärin kuukausittain sekä tarpeen mukaan. Vuonna 2012 hallitus piti yhteensä 12 kokousta, joista viisi puhelinkokouksena, minkä lisäksi kahdeksan päätöspöytäkirjaa varsinaista kokousta pitämättä.

Jäsenten osallistuminen kokouksiin:

	kokoukset	osallistumis-%
Andres Allikmäe1)	8/8	100
Outi Lampela	12/12	100
Shemaya Levy1)	7/8	88
Endel Palla2)	4/4	100
Olli Pohjanvirta2)	1/4	25
Robert Remenar1)	8/8	100
Matti Ruotsala	11/12	92
Harri Suutari1)	8/8	100
Jyrki Tähtinen	12/12	100
Jäsenten keskimääräinen osallistuminen		93

¹⁾ Allikmäe, Levy, Remenar ja Suutari hallituksessa 4.4.2012 alkaen
²⁾ Palla ja Pohjanvirta hallituksessa  

HALLITUKSEN VALIOKUNNAT

Hallitus on perustanut keskuudestaan tarkastusvaliokunnan sekä nimitys- ja palkitsemisvaliokunnan. Muita valiokuntia ei ole katsottu tarpeelliseksi perustaa, koska yhtiön toiminnan laajuus ja luonne sekä hallituksen toimintatavat huomioon ottaen hallitus kykenee ilman valiokuntiakin käsittelemään asioita tehokkaasti.

Tarkastusvaliokunta

Tarkastusvaliokunta, hallitusta avustavana elimenä keskittyy erityisesti taloudellista raportointia ja valvontaa koskevien asioiden käsittelyyn ja valmisteluun, joihin kuuluu myös tilintarkastajan valintaa koskevan esityksen valmistelu. Hallitus on laatinut tarkastusvaliokunnan toimintaa varten kirjallisen työjärjestyksen, jossa on määritelty tarkastusvaliokunnan keskeiset tehtävät ja toimintaperiaatteet. Työjärjestys  on julkaistu kokonaisuudessaan yhtiön internetsivuilla.

Hallitus valitsee järjestäytymiskokouksessa keskuudestaan valiokunnan jäsenet ja puheenjohtajan. Vuonna 2013 tarkastusvaliokunnan puheenjohtajaksi on valittu Shemaya Levy ja jäseniksi Wolfgang Diez, Outi Lampela ja Jyrki Tähtinen. 

Jäsenillä on oltava valiokunnan tehtäväalueen edellyttämä pätevyys ja vähintään yhdellä jäsenellä tulee olla asiantuntemusta erityisesti laskentatoimen tai kirjanpidon taikka tarkastuksen alalla. Valiokunnalla tulee olla riittävä asiantuntemus laskentatoimesta, kirjanpidosta, tilintarkastuksesta, sisäisestä tarkastuksesta tai tilinpäätöskäytännöistä, koska valiokunta käsittelee yhtiön taloudellista raportointia ja valvontaa koskevia asioita. Asiantuntemus voi perustua esimerkiksi kokemukseen liikkeenjohtotehtävissä.

Tarkastusvaliokunnan jäsenten on oltava riippumattomia yhtiöstä ja vähintään yhden jäsenen on oltava riippumaton merkittävistä osakkeenomistajista. Mikäli tarkastusvaliokuntaan kuuluu vain kaksi jäsentä, on molempien oltava riippumattomia merkittävistä osakkeenomistajista. Mikäli tarkastusvaliokuntaan kuuluu enemmän kuin kolme jäsentä, joista kolme on riippumattomia yhtiöstä, voi tarkastusvaliokuntaan perustellusta syystä kuulua lisäksi myös jäsen, joka ei ole riippumaton yhtiöstä.

Tarkastusvaliokunnan kokoukset vuonna 2012

Tarkastusvaliokunta kokoontuu vähintään neljä kertaa vuodessa ennen tulosjulkistuksia sekä tarpeen mukaan. Vuonna 2012 tarkastusvaliokunta piti viisi kokousta, joista neljä puhelinkokouksena.

Jäsenten osallistuminen kokouksiin:

	kokoukset	osallistumis%
Andres Allikmäe1)	4/4	100
Outi Lampela	5/5	100
Shemaya Levy1)	4/4	100
Olli Pohjanvirta2)	1/1	100
Jyrki Tähtinen1)	4/4	100
Jäsenten keskimääräinen osallistuminen		100

¹⁾ Allikmäe, Levy ja Tähtinen tarkastusvaliokunnassa 4.4.2012 alkaen
²⁾ Pohjanvirta tarkastusvaliokunnassa 4.4.2012 asti

Nimitys- ja palkitsemisvaliokunta

Vuonna 2012 nimitysvaliokunta on muutettu nimitys- ja palkitsemisvaliokunnaksi ja tehtäviin on lisätty toimitusjohtajan ja yhtiön muun johdon palkitsemis- ja nimitysasioiden sekä muun henkilöstön palkitsemisjärjestelmien valmistelu. Hallitus on laatinut nimitys- ja palkitsemisvaliokunnan toimintaa varten kirjallisen työjärjestyksen, jossa on määritelty nimitys- ja palkitsemisvaliokunnan keskeiset tehtävät ja toimintaperiaatteet. Työjärjestys on julkaistu kokonaisuudessaan yhtiön internetsivuilla.

Hallitus valitsee järjestäytymiskokouksessa keskuudestaan valiokunnan jäsenet ja puheenjohtajan. Vuonna 2013 nimitys- ja palkitsemisvaliokunnan puheenjohtajaksi on valittu Matti Ruotsala ja jäseniksi Robert Remenar ja Harri Suutari.

Nimitys- ja palkitsemisvaliokunnan jäsenten enemmistön on oltava riippumattomia yhtiöstä. Toimitusjohtaja tai yhtiön muuhun johtoon kuuluva henkilö ei saa olla nimitys- ja palkitsemisvaliokunnan jäsen.

Nimitys- ja palkitsemisvaliokunnan kokoukset vuonna 2012

Valiokunta kokoontuu vähintään kerran vuodessa valmistellakseen yhtiökokoukselle tehtävät ehdotukset sekä tarpeen mukaan. Vuonna 2012 nimitysvaliokunta piti neljä kokousta, joista kaksi puhelinkokouksena, minkä lisäksi yksi päätöspöytäkirja varsinaista kokousta pitämättä.   

Jäsenten osallistuminen kokouksiin:

	kokoukset	osallistumis-%
Endel Palla2)	1/1	100
Robert Remenar1)	3/3	100
Matti Ruotsala	3/4	75
Harri Suutari1)	3/3	100
Jyrki Tähtinen2)	1/1	100
Jäsenten keskimääräinen osallistuminen		92

¹⁾ Remenar ja Suutari palkitsemis- ja nimitysvaliokunnassa 4.4.2012 alkaen
²⁾ Palla ja Tähtinen palkitsemis- ja nimitysvaliokunnasa 4.4.2012 asti

TOIMITUSJOHTAJA JA KONSERNIN JOHTORYHMÄ

Toimitusjohtaja

Hallitus nimittää yhtiön toimitusjohtajan, joka on samalla konsernijohtaja. Toimitusjohtaja johtaa koko konsernin liiketoimintaa ja hallintoa osakeyhtiölain, yhtiöjärjestyksen, hallituksen ohjeiden sekä yhtiön Corporate Governance -ohjeistuksen ja muiden sisäisten ohjeistusten mukaisesti. Toimitusjohtajasopimus on laadittu kirjallisesti ja on voimassa toistaiseksi. Toimitusjohtaja toimii konsernin johtoryhmän puheenjohtajana. Yhtiön toimitusjohtajana on 4.4.2012 lähtien toiminut Matti Hyytiäinen, joka seurasi tehtävässä Harri Suutaria.

Konsernin johtoryhmä

Toimitusjohtajan tukena konsernin johtamisessa on konsernin johtoryhmä, jolla ei ole lakiin tai yhtiöjärjestykseen perustuvaa toimivaltaa. Konsernin johtoryhmän tehtävänä on operatiivisen toiminnan kehittäminen, strategiatyö ja strategiatyössä asetettujen tavoitteiden ja toimintasuunnitelmien toteutumisen seuranta sekä muiden toiminnan kannalta oleellisten asioiden käsittely. Johtoryhmä koostuu toimitusjohtajasta (pj.) ja hallituksen johtoryhmään toimitusjohtajan esityksestä nimeämistä henkilöistä. 

Konsernin johtoryhmän jäsenet esitellään vuosikertomuksessa ja yhtiön internetsivuilla ja heidän tilikauden päättymispäivän omistustiedot vuosikertomuksessa ja säännöllisesti päivittyvät omistustiedot sisäpiirirekisterin yhteydessä internetsivuilla.


LIIKETOIMINTOJEN ORGANISOINTI JA TYTÄRYHTIÖT

Konsernin liiketoiminta ja tytäryhtiöiden omistus jakaantuu ydinosaamisalueiden mukaisesti kahteen liiketoiminta-alueeseen: johdinsarjat ja elektroniikka. Johdinsarjaliiketoimintaa on organisoitu PKC Wiring Systems Oy:n ja elektroniikkaliiketoiminta PKC Electronics Oy:n alle.

Konsernin johtoryhmä ja erityisesti liiketoimintayksikkövastuulliset johtoryhmän jäsenet vastaavat liiketoimintojen organisoinnista ja kehityksestä. Konsernin johtoryhmä päättää liiketoimintaan liittyvistä linjauksista ja strategioista PKC:n hallituksen hyväksymissä puitteissa.

Konserniyhtiöiden hallituksen ja hallitusta vastaavan toimielimen, toimitusjohtajan ja muun johdon valitsee ja palvelussuhteen ehdoista päättää emoyhtiön toimitusjohtaja ja/tai vastuullinen johtoryhmän jäsen hallituksen hyväksymien yleisten periaatteiden mukaisesti. Konserniyhtiöiden hallitukset ja hallituksia vastaavat toimielimet koostuvat pääasiassa PKC:n johdon edustajista. Konserniyhtiöiden hallitukset ja hallituksia vastaavat toimielimet vastaavat ao. maan lainsäädännön ja määräysten mukaisesta hallitukselle kuuluvasta tehtäväkokonaisuudesta.


TILINTARKASTUS

Varsinainen yhtiökokous valitsee yhtiön tilintarkastajaksi Keskuskauppakamarin hyväksymän tilintarkastajan. Vuonna 2012 tilintarkastajaksi valittiin KPMG Oy Ab, joka on ilmoittanut päävastuulliseksi tilintarkastajaksi KHT Virpi Halosen. Tilintarkastajan toimikausi päättyy valintaa  seuraavan varsinaisen yhtiökokouksen päätyttyä.  


SISÄPIIRIASIAT

Yhtiössä noudatetaan NASDAQ OMX Helsinki Oy:n sisäpiiriohjetta. Yhtiön julkiseen sisäpiiriin kuuluvat yhtiön toimitusjohtaja, toimitusjohtajan sijainen, hallituksen jäsenet, tilintarkastaja ja yhtiön tilintarkastuksesta päävastuussa oleva tilintarkastusyhteisön toimihenkilö. Lisäksi yhtiö on määritellyt julkiseen sisäpiiriin kuuluviksi ilmoitusvelvollisiksi konsernin johtoryhmän jäsenet. Yhtiön julkinen sisäpiiri on esitelty kokonaisuudessaan yhtiön Internet-sivuilla. Yhtiön sisäiseen, ei-julkiseen, yrityskohtaiseen sisäpiirirekisteriin kuuluvat henkilöt, jotka asemansa tai tehtäviensä perusteella saavat säännöllisesti sisäpiirin tietoa. Merkittävien hankkeiden yhteydessä käytetään lisäksi hankekohtaista sisäpiirirekisteriä.

Yhtiö suosittelee, että sisäpiiriin kuuluvat tekevät yhtiön osakkeisiin pitkäaikaisia sijoituksia, ja että he eivät käy osakkeilla aktiivista kauppaa. Kaupankäynti suositellaan ajoitettavaksi 30 vuorokauden sisään tuloksen julkaisemisen jälkeen ottaen kuitenkin huomioon mahdollisen sisäpiirin tiedon aiheuttamat rajoitukset. Sisäpiiriin kuuluvat eivät saa käydä kauppaa yhtiön osakkeilla tai osakejohdannaisilla etuuksilla yhtiön osavuosikatsauksen tai tilinpäätöstiedotteen julkistamista edeltävien 30 vuorokauden aikana, ja tämä suljettu ikkuna päättyy tulosjulkistusta seuraavana päivänä.

 KUVAUS TALOUDELLISEEN RAPORTOINTIPROSESSIIN LIITTYVIEN SISÄISEN VALVONNAN JA RISKIENHALLINNAN JÄRJESTELMIEN PERIAATTEISTA

Valvontaympäristö

PKC Group Oyj on koko konsernin emoyhtiö, joten se hallitsee ja ohjaa koko konsernin toimintoja. Päävastuu taloudelliseen raportointiprosessiin liittyvien sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan
järjestelmien pääpiirteistä on hallituksella. Tässä tehtävässä hallitusta avustaa tarkastusvaliokunta, jonka päätehtäviä ovat taloudellisen raportointiprosessin seuranta, yhtiön sisäisen valvonnan, mahdollisen sisäisen tarkastuksen ja riskienhallintajärjestelmien tehokkuuden seuranta sekä merkittävien taloudellisten riskien ja niiden hallitsemistoimenpiteiden seuranta.

PKC Group Oyj:n hallitus on hyväksynyt koko konsernin kattavan sisäisen valvonnan ohjeistuksen, jossa määritellään yleisperiaatteet vastuiden, oikeuksien ja valvonnan jakaantumiseen konsernita-
solla. Hallitus on myös vahvistanut koko konsernin kattavan Rahoituspolitiikan (Treasury Policy), joka määrittelee keskeiset toiminnot, yhteiset hallintoperiaatteet, vastuujaot sekä rahoitustoiminnon ja siihen liittyvän riskienhallinnan valvontaympäristön. Rahoituspolitiikan mukaisesti PKC Group Oyj:n hallituksella on ylin päätäntävalta, mutta politiikka asettaa tiettyjä rajoja ja delegoi päätösvaltaa myös PKC Group Oyj:n toimitusjohtajalle ja talousjohtajalle.

Toimitusjohtaja vastaa siitä, että yhtiön kirjanpito on lain mukainen ja varainhoito luotettavalla tavalla järjestetty. Talousjohtaja johtaa taloushallintoa ja on vastuussa taloudellisen raportoinnin käytännön järjestelystä sekä riittävän ja toimivan sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan luomisesta ja ylläpidosta. Talousjohtaja ja konsernin taloushallinto ovat vastuussa tarvittavista raportointi ja kirjanpitoprosesseista ja tytäryhtiöille annettavista ohjeistuksista liittyen taloudelliseen raportointiin sekä raportoinnin aikatauluihin ja sisältöön.

Konsernin johtoryhmän liiketoimintavastuulliset jäsenet vastaavat oman vastuualueensa taloudellisesta raportoin-nista ja sisäisen valvonnan käytännön toimenpiteiden toteuttamisesta ja siitä, että oman vastuualueen organisatorista rakennetta pidetään yllä niin, että määräysvalta, vastuut ja raportointisuhteet ovat selvästi ja kattavasti jaetut. Heillä on myös vastuu siitä, että tytäryhtiöillä on osaava johto, joka noudattaa järkevää ja vakaata johtamistapaa sekä emoyhtiön johdon antamia ohjeita ja sääntöjä. Konserniyritysten toimitusjohtajat, talousjohtajat ja kirjanpitopäälliköt vastaavat siitä, että tilinpäätösraportointi on riittävää täyttämään paikallisen lainsäädännön ja PKC Groupin ohjeiden vaatimukset. Tytäryhtiöt vastaavat toimintojen päivittäisestä johtamisesta, kirjanpidosta ja taloudellisesta raportoinnista emoyhtiön antamien ohjeiden ja sääntöjen sekä paikallisen lainsäädännön ja viranomaisten antamien sääntöjen mukaisesti.

Tarkastusvaliokunta valvoo taloudellista raportointiprosessia.

Sisäinen valvonta

Hallitus vastaa sisäisestä valvonnasta, hallituksen tarkastusvaliokunnan ollessa vastuussa yhtiön sisäisen valvonnan, mahdollisen sisäisen tarkastuksen ja riskienhallintajärjestelmien tehokkuuden seurannasta. Hallitus huolehtii siitä, että yhtiössä on määritelty sisäisen valvonnan toimintaperiaatteet ja että yhtiössä seurataan valvonnan toimivuutta. Lisäksi se varmistaa, että riskienhallinnassa käytettävät suunnittelu-, tieto- ja hallintajärjestelmät ovat riittäviä ja liiketoiminnan tavoitteiden mukaisia. PKC Group Oyj:n hallitus on hyväksynyt koko konsernin kattavan sisäisen valvonnan ohjeistuksen ja rahoituspolitiikan. Toimitusjohtaja ja talousjohtaja vastaavat valvonnan käytännön järjestämisestä. 

Sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan tavoitteena on varmistaa, että yhtiön toiminta on tehokasta ja tuloksellista, että informaatio on luotettavaa ja että säännöksiä ja toimintaperiaatteita noudatetaan koko konsernissa. Sisäisen valvonnan tavoitteisiin kuuluvat mm. seuraavat:

• vastuiden, vallan ja raportointisuhteiden selvä määrittely
• eettisen ilmapiirin ja rehellisyyden edistäminen
• asetettujen tavoitteiden ja päämäärien saavuttaminen sekä resurssien taloudellinen ja tehokas käyttö
• asianmukainen riskienhallinta
• taloustietojen ja muiden johdon tietojen oikeellisuus ja luotettavuus
• sitoumuksiin, maksuihin ja varallisuuden ja vieraan pääoman kirjanpitoon liittyvien toimintojen erottaminen ja prosessien yhteensovittaminen
• toimintojen, tiedon ja varallisuuden suojeleminen
• tiedonkulun varmistaminen
• ulkoisten sääntöjen sekä sisäisten menettelytapojen ja toimintastandardien noudattamisen varmistaminen.

Sisäinen valvonta on olennainen osa kaikkea konsernin toimintaa kaikilla organisaatiotasoilla ja valvontaa suoritetaan koko organisaation kaikilla tasoilla ja kaikissa toiminnoissa. Sisäisen valvonnan menetelmiin kuuluvat sisäiset ohjeet, raportointi, erilaiset tekniset järjestelmät ja toimintoihin liittyvät käytännöt. Ne auttavat varmistamaan, että johdon määräyksiä noudatetaan ja konsernin tavoitteiden saavuttamista uhkaaviin riskeihin reagoidaan asianmukaisesti. Päivittäisiin toimiin kuuluvat johdon tarkastukset ja toimintojen mittauksen tarkastukset, kullekin toimialalle sopivien mittausten tekeminen, fyysinen valvonta, sovittujen hyväksymisrajojen ja toimintaperiaatteiden noudattamisen valvonta ja poikkeamien seuranta, hyväksymisten ja toimivaltojen järjestelmä sekä erilaiset varmistus- ja yhteensovittamisjärjestelyt. Koska yhtiöllä ei ole erityistä sisäisen tarkastuksen organisaatiota on erityishuomiota kiinnitetty toimintojen organisointiin, henkilökunnan ammattitaitoon, toimintaohjeisiin, raportointiin ja tilintarkastuksen laajuuteen.

Riskienhallinta ja riskien arviointi

Riskienhallinta on kiinteä osa sisäistä valvontaa. Riskienhallinnalla tarkoitetaan yritystoimintaan olennaisesti liittyvien tai siihen kuuluvien riskien tunnistamista, arvioimista, mittaamista, rajoittamista ja tarkkailemista. Riskienhallinnan tavoitteena on tunnistaa yritystoiminnalle merkitykselliset riskit ja määritellä toimenpiteet, vastuut ja aikataulut, joilla riskienhallinnasta voidaan tehdä tehokasta. Riskienhallintaprosessit kulkevat rinnakkain strategisten prosessien kanssa, ja saavutettuja tuloksia hyödynnetään järjestelmällisesti vuosittaisessa suunnittelussa. PKC Groupilla on käytössään konsernin laajuinen riskienhallintapolitiikka, jonka emoyhtiön hallitus on hyväksynyt. Riskienhallintaa hoidetaan ja riskeistä raportoidaan riskienhallintapolitiikan, riskienhallintaohjauksen, riskienhallinnan vuosisuunnitelman ja yrityksen riskienhallintaprosessin mukaisesti.

Rahoitusriskien hallinnan osalta emoyhtiön hallitus on vahvistanut konsernin rahoituspolitiikan. Rahoitusriskien hallinnan tavoitteena on suojata konsernia rahoitusmarkkinoilla tapahtuvilta epäsuotuisilta muutoksilta ja siten turvata omalta osaltaan konsernin tuloskehitys, oma pääoma ja maksuvalmius. Konsernin rahoituksen hoito ja rahoitusriskien hallinta on keskitetty emoyhtiön rahoitustoimintoon. Keskityksen tavoitteena on tehokas riskien hallinta, kustannussäästöt ja rahavirtojen optimointi. Talousjohtaja ja konsernin taloushallinto vastaavat rahoitusriskien ja taloudelliseen raportointiin liittyvien riskien hallinnasta. Taloushallinnon riskejä tunnistetaan, arvioidaan ja hallitaan konsernin yleisen riskienhallintaprosessin yhteydessä sekä erikseen osana taloushallinnon omia toimintaprosesseja.

PKC:n riskienhallintaprosessi pohjautuu COSO ERM -viitekehykseen. Kokonaisvaltainen riskienhallintaprosessi toteutetaan koko konsernin laajuisena ja sillä haetaan riskien analysoimiseen ja mittaamiseen yhtenäistä käytäntöä huomioiden myös yksiköiden väliset maantieteelliset erot. Riskejä arvioidaan riskienhallintaohjeiden mukaisesti. Arvioinnit suoritetaan säännönmukaisesti emoyhtiön asettamassa aikataulussa kaikissa konserniin kuuluvissa yksiköissä toiminnoittain ja riskien suuruus määritetään kertomalla todennäköisyys sekä taloudellinen vaikutus keskenään. Näin eri toimintojen ja yksiköiden välisistä tuloksista voidaan johtaa yhteismitallinen kokonaiskuva. Riskiarviointien pohjalta laaditaan konsernitasoinen analyysiraportti, jossa kuvataan myös merkittävimpien riskien suunnitellut kontrollit ja toimenpiteet sekä seurantavastuut ja aikataulut. Konsernitasoinen riskienhallintaraportti käsitellään tarkastusva-
liokunnassa ja hallituksessa vähintään kerran vuodessa.

Riskienhallinnan keskeiset periaatteet ja merkittävimmät riskialueet on esitetty CG-ohjeistuksessa ja keskeiset osat on selostettu myös vuosikertomuksen riskienhallintaosiossa. Rahoitusriskien hallinta ja arvioinnit on selostettu konsernitilinpäätöksen liitetiedoissa. 

Taloudellinen raportointi

Päätöksentekoa varten on oltava saatavilla riittävää ja kattavaa tietoa. Tiedon tulee olla luotettavaa, olennaista ja oikea-aikaista, ja se tulee toimittaa sovitussa muodossa. Toimitettavaan tietoon kuuluu sisäinen taloudellinen ja toiminnallinen tieto, ulkoisten sääntöjen ja sisäisten käytäntöjen noudattamiseen liittyvä tieto sekä ulkoinen tieto, joka liittyy toimintaympäristöön ja markkinoiden kehitykseen.

PKC:n hallitus huolehtii siitä, että yhtiön tilinpäätös antaa oikeat ja riittävät tiedot yhtiöstä. Hallitusta avustaa näissä tehtä-vissä tarkastusvaliokunta. Tarkastusvaliokunnan tehtävänä on mm:

• tilinpäätösraportointiprosessin seuranta
• taloudellisen raportointiprosessin seuranta
• konsernin taloudellisen tilanteen ja rahoitustilanteen seuranta
• budjetin, ennusteen ja niihin liittyvien oletusten käsittely
• tilinpäätösten ja toimintakertomusten, osavuosikatsausten ja tulosjulkistusten käsittely ennen hallituksen hyväksymistä sekä vuosikertomusten käsittely, ml. esim.
• tulosten oikeellisuuden tarkastaminen johdon ja tilintarkastajien kanssa
• olennaisiin laadintaperiaatteisiin ja laadinnassa käytettyihin johdon arvioihin perehtyminen
• lähiajan riskien ja epävarmuustekijöiden sekä tulevaisuuden näkymien käsittely
• tilinpäätöksen ja toimintakertomuksen yhteydessä annettavan hallinto- ja ohjausjärjestelmästä annettavan selvityksen käsittely, erityisesti siihen sisältyvän kuvauksen taloudelliseen raportointiprosessiin liittyvien sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan järjestelmien pääpiirteistä osalta.

Toimitusjohtaja vastaa siitä, että yhtiön kirjanpito on lain mukainen ja varainhoito luotettavalla tavalla järjestetty. Talousjohtaja ja konsernin talousosasto ohjeistavat, tukevat ja koordinoivat koko konsernin taloushallintoa ja toimintojen valvontaa. Konsernin talousosasto vastaa tilinpäätösstandardien seuraamisesta ja noudattamisesta, taloudellista raportointia koskevien periaatteiden ylläpitämisestä sekä tiedottamisesta ja kouluttamisesta yksiköille. Konsernin talousosaston tehtäviin kuuluvat myös konserniyhtiöiden rahoitus, valuuttakurssiriskeiltä suojautuminen, sijoitukset, ulkoisen velan hallinnointi sekä siirtohinnoittelu.

Konsernin johtoryhmän liiketoimintavastuulliset jäsenet vastaavat oman vastuualueensa taloudellisesta raportoinnista. Konserniyhtiöiden toimitusjohtajat, talousjohtajat ja kirjanpitopäälliköt vastaavat siitä, että yhtiöiden raportointi täyttää sekä paikallisen lainsäädännön että konsernin vaatimukset. Kukin liiketoimintayksikkö, konserniyhtiö ja toiminto vastaa raportoimiensa lukujen oikeellisuudesta sekä ennusteidensa realistisuudesta. Yksiköiden taloushallinto- ja toiminnanohjausjärjestelmien tuottama tieto yhdenmukaistetaan ja siirretään konsernin raportointijärjestelmään konsolidoitavaksi automaattisten liittymien avulla.

Konsernin talousjohtajan alaisuudessa toimiva konsernin talousosasto tuottaa keskitetysti ulkoisen laskennan vaatimat, IFRS-standardien mukaiset tilinpäätöstiedot sekä konsernissa määritettyjen periaatteiden mukaisesti laaditut sisäisen laskennan ennusteet, analyysit ja raportit johtoryhmälle sekä hallitukselle. Konsernin lyhyen aikavälin taloussuunnittelu perustuu liiketoiminta-alueiden kuukausittain päivittämiin 12 kuukauden ennusteisiin. Pääoman tuottovaatimukset määritetään vuosittain markkinaehtoisesti ja tuottovaatimuksissa huomioidaan riskeihin liittyvät toimiala- ja maakohtaiset erot. Taloudellista tulosta, tavoitteiden saavuttamista sekä ennustetta tarkastellaan kuukausittain kunkin tulosyksikön johdossa, konsernin johtoryhmässä sekä hallituksessa. Konsernin taloudellisesta tilanteesta tiedotetaan julkisuuteen osavuosikatsauksilla ja tilinpäätöstiedotteella. Vuosikertomuksessa julkistettavassa konsernitilinpäätöksessä on kuvattu keskeiset konsernitilinpäätöksen laadintaperiaatteet.

Vuonna 2012 taloudellisen raportoinnin kehityksessä on edelleen keskitytty hankittujen liiketoimintojen raportointiin konsernin vaatimusten mukaisesti. Lisäksi kehityksessä on keskitytty yhtenäiseen tulos- ja taseraportointiin sekä systemaattiseen tase ja kassavirtaennustamiseen ja budjetointiin. Rahoitus- ja veroraportointia on myös kehitetty vuonna 2012.

Tilintarkastus

Tilintarkastuksen suorittaa auktorisoitu tilintarkastustoimisto. Emoyhtiö vastaa tilintarkastustoimiston valinnasta. PKC Groupille valitulla tilintarkastustoimistolla on yleisvastuu koko konsernin tilintarkastusten ja niiden kustannusten koordinoinnista (tilintarkastussuunnitelmat kullekin konserniyritykselle) yhdessä PKC Group Oyj:n talousjohtajan ja tytäryhtiöiden johdon kanssa. Lisäksi, jos tarpeen, voidaan talousjohtajan hyväksynnällä valita paikallinen auktorisoitu tilintarkastustoimisto suorittamaan paikallisen lain vaatima tilintarkastus. Tilintarkastuksen laajuudessa otetaan huomioon, ettei yhtiöllä ole erityistä sisäisen tarkastuksen organisaatiota.

Viestintä ja tiedotus

Yhtiön hallitus määrittelee tiedottamisen suuntaviivat ja päättää säännöllisen tiedonantovelvollisuuden piiriin kuuluvien asioiden julkistusajankohdista ja sisällöstä sekä merkittävistä jatkuvan tiedonantovelvollisuuden piiriin kuuluvien asioiden julkistamisista. Säännöllisen tiedonantovelvollisuutensa puitteissa yhtiö julkaisee osavuosikatsaukset kolmelta, kuudelta ja yhdeksältä ensimmäiseltä kuukaudelta, tilinpäätöstiedotteen ja tilinpäätöksen sekä lisäksi vuosikertomuksen. Tiedonantovelvollisuuden lähtökohtana on taata kaikille markkinaosapuolille samanaikainen, yhtäläinen, riittävä ja oikea tieto arvopaperista ja sen liikkeeseenlaskijasta.

Sisäisen viestinnän kanavana konsernilla on käytössä intranetsivut, josta löytyvät kaikki vähäistä merkittävämmät konsernitasoiset ohjeistukset ja yksikkökohtaisilta intranetsivuilta myös ko. yksikköä koskevat ohjeistukset. Myös keskeisimmät taloushallinnon ohjeistukset löytyvät intranetsivuilta. Kaikista vähäistä merkittävimmistä ohjeistuksista laaditaan koulutussuunnitelmat, joiden toteutumista seurataan. Johtoryhmän jäsenet ja muu ylin johto varmistavat tiedon välityksestä yksikössään siten, että kukin tuntee tehtäviinsä liittyvät menettelytavat ja että henkilöstölle toimitetaan muu tehtävien suorittamiseen tarvittava tieto.

Seuranta

Taloudellisen raportoinnin, sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan tehokkuutta seurataan jatkuvasti osana konsernin päivittäistä johtamista. Hallitus, tarkastusvaliokunta, toimitusjohtaja, talousjohtaja ja konsernin johtoryhmä sekä konserniyhtiöt osallistuvat taloudellisen raportoinnin sisäiseen valvontaan kuukausittaisen taloudellisten raporttien ja juoksevien ennusteiden seurannalla sekä prosessien ja ulkopuolisten tilintarkastajien raporttien läpikäymisellä.

Taloushallinto ja ulkopuolinen tilintarkastaja pitävät säännöllisesti kokouksia, joissa tarkastusten painopisteet valitaan.