Sijoittajille

Yhteydenotot, sijoittaja-asiat

Outi Saarela

Corporate Communications Generalist
Puh. +358 40 023 7975
etunimi.sukunimi@pkcgroup.com

CG-selvitys

Selvitys hallinto- ja ohjausjärjestelmästä 2016
Selvitys hallinto- ja ohjausjärjestelmästä 2015
Selvitys hallinto- ja ohjausjärjestelmästä 2014
Selvitys hallinto- ja ohjausjärjestelmästä 2013

Selvitys hallinto- ja ohjausjärjestelmästä 2012
Selvitys hallinto- ja ohjausjärjestelmästä 2011
Selvitys hallinto- ja ohjausjärjestelmästä 2010
Selvitys hallinto- ja ohjausjärjestelmästä 2009

Vuosikertomukseen sisältyy myös palkka- ja palkkioselvitys. Palkka- ja palkkioselvitys löytyy myös omana asiakokonaisuutena internetsivuilta.

Suomen listayhtiöiden hallinnointikoodi on julkisesti saatavilla esimerkiksi Arvopaperimarkkinayhdistys ry:n internetsivuilla osoitteessa www.cgfinland.fi.

Suosituksista poikkeaminen
Ei poikkeamia.

Yhtiökokous
Hallitus
Toimitusjohtaja ja konsernin johtoryhmä
Liiketoimintojen organisointi
Tilintarkastus
Sisäpiiriasiat
Sisäinen valvota ja riskienhallinta

Yhtiökokous

Ylintä päätösvaltaa yhtiössä käyttää yhtiökokous, joka päättää osakeyhtiölain ja yhtiöjärjestyksen edellyttämistä asioista.

Varsinainen yhtiökokous pidetään tilinpäätöksen valmistuttua hallituksen määräämänä päivänä viimeistään kesäkuun loppuun mennessä joko yhtiön kotipaikalla Helsingissä. Varsinaisessa yhtiökokouksessa käsitellään yhtiöjärjestyksen mukaan varsinaiselle yhtiökokoukselle kuuluvat asiat ja mahdolliset muut ehdotukset yhtiökokoukselle. Lisäksi yhtiö voi tarvittaessa kutsua koolle ylimääräisen yhtiökokouksen.

Osakkeenomistajalla on oikeus saada yhtiökokoukselle osakeyhtiölain mukaan kuuluva asia yhtiökokouksen käsiteltäväksi, jos hän vaatii sitä kirjallisesti hallitukselta niin hyvissä ajoin, että asia voidaan sisällyttää kokouskutsuun.

Yhtiön yhtiöjärjestyksen mukaisesti kutsu yhtiökokoukseen on julkaistava yhtiön internet-sivuilla aikaisintaan kolme (3) kuukautta ja viimeistään kolme (3) viikkoa ennen kokousta.

Oikeus osallistua yhtiökokoukseen on osakkeenomistajalla, joka on yhtiökokouskutsussa ilmoitettuna täsmäytyspäivänä rekisteröity Euroclear Finland Oy:n pitämään yhtiön osakasluetteloon ja joka on ilmoittautunut yhtiökokoukseen kutsussa määritellyllä tavalla ja määriteltyyn viimeiseen ilmoittautumispäivään mennessä.

Vuonna 2017 varsinainen yhtiökokous pidettiin Helsingissä 5.4.2017. Yhtiökokouksen pöytäkirja julkaistaan internet sivuilla yhtiökokous osiossa.

Hallitus

Yhtiön hallinnosta ja toiminnan asianmukaisesta järjestämisestä huolehtii hallitus. Hallitus on laatinut toimintaansa varten kirjallisen työjärjestyksen, jossa on määritelty hallituksen keskeiset tehtävät ja toimintaperiaatteet. Työjärjestys, jonka keskeisiä osia on tässä selostettu, julkaistaan kokonaisuudessaan yhtiön internetsivuilla.

Hallituksen keskeisiin tehtäviin kuuluu vahvistaa yhtiön strategia ja budjetti, hyväksyä riskienhallinnan periaatteet sekä varmistaa johtamisjärjestelmän toiminta. Hallitus päättää asioista, jotka ovat yhtiön toiminnan laajuuden ja laadun huomioonottaen epätavallisia ja laajakantoisia. Näihin asioihin kuuluvat mm. seuraavat:

  • päättää hankinnoista, fuusioista ja muista uudelleenjärjestelyistä, jotka vaikuttavat konsernin rakenteeseen, sekä strategisesti merkittävistä liiketoiminnan laajentamisista ja oman pääoman ehtoisista sijoituksista,
  • päättää investointikehityksestä ja merkittävistä yksittäisistä investoinneista,
  • hyväksyä koko konsernia koskevat kannustin- ja palkitsemisjärjestelmät.

Varsinainen yhtiökokous valitsee hallitukseen yhtiöjärjestyksen mukaan 5–7 jäsentä seuraavan varsinaisen yhtiökokouksen päättymiseen saakka. Hallituksen jäseniksi valitaan henkilöitä, joilla on tehtävän edellyttämä pätevyys ja mahdollisuus käyttää riittävästi aikaa tehtävän hoitamiseen. Hallituksessa on mahdollisuuksien mukaan oltava molempia sukupuolia. Hallituksen jäsenten enemmistön on oltava riippumattomia yhtiöstä ja lisäksi vähintään kahden mainittuun enemmistöön kuuluvista jäsenistä on oltava riippumattomia yhtiön merkittävistä osakkeenomistajista. Riippumattomuus arvioidaan vuosittain. Hallitus valitsee keskuudestaan puheenjohtajan, joka yhtiöjärjestyksen mukaan ei voi olla yhtiön toimitusjohtaja. Hallituksen jäsenten ja puheenjohtajan tehtäviä ja vastuuta ei ole erityisesti jaettu.

Hallitus arvioi vuosittain itsenäisesti toimintaansa ja työskentelytapojaan löytääkseen mahdollisia kehittämiskohteita. Ensimmäisen kerran arviointi on suoritettu vuodelta 2004. Hallitus suorittaa itsearvioinnin kyselytutkimuksena, johon kaikki jäsenet ja toimitusjohtaja vastaavat.

Vuonna 2017 yhtiökokous valitsi hallitukseen kuusi henkilöä. Hallituksessa jatkoivat Robert Remenar ja Matti Ruotsala.  Vivek Chaand Sehgal, Andreas Heuser, Pankaj Mital ja Gaya Nand Gauba valittiin uusiksi hallituksen jäseniksi. Vuoden 2017 varsinaisen yhtiökokouksen jälkeen hallituksen puheenjohtajaksi valittiin Matti Ruotsala ja varapuheenjohtajaksi Pankaj Mital.

Hallituksen jäsenet on esitelty tarkemmin Internet-sivuilla.

Hallituksen valiokunnat

Hallitus on perustanut keskuudestaan tarkastusvaliokunnan sekä palkitsemisvaliokunnan. Muita valiokuntia ei ole katsottu tarpeelliseksi perustaa, koska yhtiön toiminnan laajuus ja luonne sekä hallituksen toimintatavat huomioon ottaen hallitus kykenee ilman valiokuntiakin käsittelemään asioita tehokkaasti.

Tarkastusvaliokunta

Tarkastusvaliokunta, hallitusta avustavana elimenä keskittyy erityisesti taloudellista raportointia ja valvontaa koskevien asioiden käsittelyyn ja valmisteluun, joihin kuuluu myös tilintarkastajan valintaa koskevan esityksen valmistelu. Hallitus on laatinut tarkastusvaliokunnan toimintaa varten kirjallisen työjärjestyksen, jossa on määritelty tarkastusvaliokunnan keskeiset tehtävät ja toimintaperiaatteet. Työjärjestys on julkaistu kokonaisuudessaan yhtiön internetsivuilla.

Hallitus valitsee järjestäytymiskokouksessa keskuudestaan valiokunnan jäsenet ja puheenjohtajan. Vuonna 2017 tarkastusvaliokunnan puheenjohtajaksi on valittu Matti Ruotsala ja jäseniksi Gaya Nand Gauba ja Pankaj Mital.

Jäsenillä on oltava valiokunnan tehtäväalueen edellyttämä pätevyys ja vähintään yhdellä jäsenellä tulee olla asiantuntemusta erityisesti laskentatoimen tai kirjanpidon taikka tarkastuksen alalla. Valiokunnalla tulee olla riittävä asiantuntemus laskentatoimesta, kirjanpidosta, tilintarkastuksesta, sisäisestä tarkastuksesta tai tilinpäätöskäytännöistä, koska valiokunta käsittelee yhtiön taloudellista raportointia ja valvontaa koskevia asioita. Asiantuntemus voi perustua esimerkiksi kokemukseen liikkeenjohtotehtävissä.

Tarkastusvaliokunnan jäsenten on oltava riippumattomia yhtiöstä ja vähintään yhden jäsenen on oltava riippumaton merkittävistä osakkeenomistajista. Mikäli tarkastusvaliokuntaan kuuluu vain kaksi jäsentä, on molempien oltava riippumattomia merkittävistä osakkeenomistajista. Mikäli tarkastusvaliokuntaan kuuluu enemmän kuin kolme jäsentä, joista kolme on riippumattomia yhtiöstä, voi tarkastusvaliokuntaan perustellusta syystä kuulua lisäksi myös jäsen, joka ei ole riippumaton yhtiöstä.

Palkitsemisvaliokunta

Vuonna 2016 osakkeenomistajien nimitystoimikunnan perustamisen myötä nimitys- ja palkitsemisvaliokunta muutti nimensä palkitsemisvaliokunnaksi. Palkitsemisvaliokunta avustaa hallitusta keskittymällä toimitusjohtajan ja yhtiön muun johdon nimityksiin ja palkitsemiseen sekä muun henkilöstön palkitsemisjärjestelmiin. Hallitus on laatinut palkitsemisvaliokunnan toimintaa varten kirjallisen työjärjestyksen, jossa on määritelty palkitsemisvaliokunnan keskeiset tehtävät ja toimintaperiaatteet. Työjärjestys on julkaistu kokonaisuudessaan yhtiön internetsivuilla.

Hallitus valitsee järjestäytymiskokouksessa keskuudestaan valiokunnan jäsenet ja puheenjohtajan. Vuonna 2017 palkitsemisvaliokunnan puheenjohtajaksi on valittu Andreas Heuser ja jäseniksi Robert Remenar ja Pankaj Mital.

Palkitsemisvaliokunnan jäsenten enemmistön on oltava riippumattomia yhtiöstä. Toimitusjohtaja tai yhtiön muuhun johtoon kuuluva henkilö ei saa olla nimitys- ja palkitsemisvaliokunnan jäsen.

Toimitusjohtaja ja konsernin johtoryhmä

Toimitusjohtaja

Hallitus nimittää yhtiön toimitusjohtajan, joka on samalla konsernijohtaja. Toimitusjohtaja johtaa koko konsernin liiketoimintaa ja hallintoa osakeyhtiölain, yhtiöjärjestyksen, hallituksen ohjeiden sekä yhtiön Corporate Governance -ohjeistuksen ja muiden sisäisten ohjeistusten mukaisesti. Toimitusjohtajasopimus on laadittu kirjallisesti ja on voimassa toistaiseksi. Toimitusjohtaja toimii konsernin johtoryhmän puheenjohtajana. Yhtiön toimitusjohtajana on 4.4.2012 lähtien toiminut Matti Hyytiäinen. Vuonna 2013 toimitusjohtaja Matti Hyytiäinen siirtyi väliaikaisesti Heng Kongiin edistämään konsernin liiketoiminnan kasvua Aasiassa ja Kiinassa.

Konsernin johtoryhmä

Toimitusjohtajan tukena konsernin johtamisessa on konsernin johtoryhmä, jolla ei ole lakiin tai yhtiöjärjestykseen perustuvaa toimivaltaa. Konsernin johtoryhmän tehtävänä on operatiivisen toiminnan kehittäminen, strategiatyö ja strategiatyössä asetettujen tavoitteiden ja toimintasuunnitelmien toteutumisen seuranta sekä muiden toiminnan kannalta oleellisten asioiden käsittely. Johtoryhmä koostuu toimitusjohtajasta (pj.) ja hallituksen johtoryhmään toimitusjohtajan esityksestä nimeämistä henkilöistä.

Konsernin johtoryhmän jäsenet esitellään vuosikertomuksessa ja yhtiön internetsivuilla ja heidän tilikauden päättymispäivän omistustiedot vuosikertomuksessa ja säännöllisesti päivittyvät omistustiedot sisäpiirirekisterin yhteydessä internetsivuilla.

Liiketoimintojen organisointi ja tytäryhtiöt

Konsernin johtoryhmä ja erityisesti liiketoimintayksikkövastuulliset johtoryhmän jäsenet vastaavat liiketoimintojen organisoinnista ja kehityksestä. Konsernin johtoryhmä päättää liiketoimintaan liittyvistä linjauksista ja strategioista PKC:n hallituksen hyväksymissä puitteissa.

Konserniyhtiöiden hallituksen ja hallitusta vastaavan toimielimen, toimitusjohtajan ja muun johdon valitsee ja palvelussuhteen ehdoista päättää emoyhtiön toimitusjohtaja ja/tai vastuullinen johtoryhmän jäsen hallituksen hyväksymien yleisten periaatteiden mukaisesti. Konserniyhtiöiden hallitukset ja hallituksia vastaavat toimielimet koostuvat pääasiassa PKC:n johdon edustajista. Konserniyhtiöiden hallitukset ja hallituksia vastaavat toimielimet vastaavat ao. maan lainsäädännön ja määräysten mukaisesta hallitukselle kuuluvasta tehtäväkokonaisuudesta.

Tilintarkastus

Varsinainen yhtiökokous valitsee yhtiön tilintarkastajaksi tilintarkastusyhteisön. Vuonna 2017 tilintarkastajaksi valittiin Ernst & Young Oy, tilintarkastusyhteisö, joka on ilmoittanut päävastuulliseksi tilintarkastajaksi KHT Jari Karppisen. Tilintarkastajan toimikausi päättyy valintaa seuraavan varsinaisen yhtiökokouksen päätyttyä.

Varsinainen yhtiökokous päättää tilintarkastajien palkkioista ja matkakustannusten korvausperusteista. Vuonna 2017 varsinainen yhtiökokous päätti maksaa tilintarkastajien palkkiot ja matkakulut kohtuullisen laskun mukaan.

Sisäpiiriasiat

Yhtiö noudattaa Nasdaq Helsingin sisäpiiriohjetta. Yhtiö pitää yllä sopimus- tai tapahtumaperusteisiä (hankekohtaisia) sisäpiiriluetteloita. Yhtiö informoi sisäpiiriläisiä kirjallisesti (sähköpostitse tai muutoin) sisäpiirintietoon liittyvistä oikeudellisista ja sääntelyyn liittyvistä velvoitteista sekä sisäpiirikauppoihin ja sisäpiiritiedon laittomaan ilmaisemiseen sovellettavista seuraamuksista ja hankkii kirjalliset vahvistukset sisäpiiriluetteloon merkittäviltä henkilöiltä, että he tunnustavat sisäpiirintietoon liittyvät oikeudelliset ja sääntelyyn liittyvät velvoitteet sekä ovat tietoisia sisäpiirikauppoihin ja sisäpiiritiedon laittomaan ilmaisemiseen sovellettavista seuraamuksista. Lisäksi yhtiö ylläpitää erillistä listaa johtotehtävissä toimivien henkilöistä ja sekä heidän lähipiiriinsä kuuluvista henkilöistä. Lakiasiainjohtaja on sisäpiirivastaava, joka hoitaa sisäpiirihallintoon kuuluvia tehtäviä ja sisäpiirirekisteriin liittyviä käytännön tehtäviä. Yhtiö voi nimetä myös muita henkilöitä tehtävien hoitoon.

Yhtiö suosittelee, että sisäpiiriin kuuluvat tekevät yhtiön osakkeisiin pitkäaikaisia sijoituksia, ja että he eivät käy osakkeilla aktiivista kauppaa. Kaupankäynti suositellaan ajoitettavaksi 30 vuorokauden sisään tuloksen julkaisemisen jälkeen ottaen kuitenkin huomioon mahdollisen sisäpiirin tiedon aiheuttamat rajoitukset. Sisäpiiriin kuuluvat eivät saa käydä kauppaa yhtiön osakkeilla tai osakejohdannaisilla etuuksilla yhtiön osavuosikatsauksen tai tilinpäätöstiedotteen julkistamista edeltävien 30 vuorokauden aikana, ja tämä suljettu ikkuna päättyy tulosjulkistusta seuraavana päivänä.

Kuvaus taloudelliseen raportointiprosessiin liittyvien sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan järjestelmien periaatteista

Valvontaympäristö

PKC Group Oyj on koko konsernin emoyhtiö, joten se hallitsee ja ohjaa koko konsernin toimintoja. Päävastuu taloudelliseen raportointiprosessiin liittyvien sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan
järjestelmien pääpiirteistä on hallituksella. Tässä tehtävässä hallitusta avustaa tarkastusvaliokunta, jonka päätehtäviä ovat taloudellisen raportointiprosessin seuranta, yhtiön sisäisen valvonnan, mahdollisen sisäisen tarkastuksen ja riskienhallintajärjestelmien tehokkuuden seuranta sekä merkittävien taloudellisten riskien ja niiden hallitsemistoimenpiteiden seuranta.

PKC Group Oyj:n hallitus on hyväksynyt koko konsernin kattavan sisäisen valvonnan ohjeistuksen, jossa määritellään yleisperiaatteet vastuiden, oikeuksien ja valvonnan jakaantumiseen konsernita-
solla. Hallitus on myös vahvistanut koko konsernin kattavan Rahoituspolitiikan (Treasury Policy), joka määrittelee keskeiset toiminnot, yhteiset hallintoperiaatteet, vastuujaot sekä rahoitustoiminnon ja siihen liittyvän riskienhallinnan valvontaympäristön. Rahoituspolitiikan mukaisesti PKC Group Oyj:n hallituksella on ylin päätäntävalta, mutta politiikka asettaa tiettyjä rajoja ja delegoi päätösvaltaa myös PKC Group Oyj:n toimitusjohtajalle ja talousjohtajalle.

Toimitusjohtaja vastaa siitä, että yhtiön kirjanpito on lain mukainen ja varainhoito luotettavalla tavalla järjestetty. Talousjohtaja johtaa taloushallintoa ja on vastuussa taloudellisen raportoinnin käytännön järjestelystä sekä riittävän ja toimivan sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan luomisesta ja ylläpidosta. Talousjohtaja ja konsernin taloushallinto ovat vastuussa tarvittavista raportointi ja kirjanpitoprosesseista ja tytäryhtiöille annettavista ohjeistuksista liittyen taloudelliseen raportointiin sekä raportoinnin aikatauluihin ja sisältöön.

Konsernin johtoryhmän liiketoimintavastuulliset jäsenet vastaavat oman vastuualueensa taloudellisesta raportoinnista ja sisäisen valvonnan käytännön toimenpiteiden toteuttamisesta ja siitä, että oman vastuualueen organisatorista rakennetta pidetään yllä niin, että määräysvalta, vastuut ja raportointisuhteet ovat selvästi ja kattavasti jaetut. Heillä on myös vastuu siitä, että tytäryhtiöillä on osaava johto, joka noudattaa järkevää ja vakaata johtamistapaa sekä emoyhtiön johdon antamia ohjeita ja sääntöjä. Konserniyritysten toimitusjohtajat, talousjohtajat ja kirjanpitopäälliköt vastaavat siitä, että tilinpäätösraportointi on riittävää täyttämään paikallisen lainsäädännön ja PKC Groupin ohjeiden vaatimukset. Tytäryhtiöt vastaavat toimintojen päivittäisestä johtamisesta, kirjanpidosta ja taloudellisesta raportoinnista emoyhtiön antamien ohjeiden ja sääntöjen sekä paikallisen lainsäädännön ja viranomaisten antamien sääntöjen mukaisesti.

Tarkastusvaliokunta valvoo taloudellista raportointiprosessia.


Sisäinen valvonta

Hallitus vastaa sisäisestä valvonnasta, hallituksen tarkastusvaliokunnan ollessa vastuussa yhtiön sisäisen valvonnan, mahdollisen sisäisen tarkastuksen ja riskienhallintajärjestelmien tehokkuuden seurannasta. Hallitus huolehtii siitä, että yhtiössä on määritelty sisäisen valvonnan toimintaperiaatteet ja että yhtiössä seurataan valvonnan toimivuutta. Lisäksi se varmistaa, että riskienhallinnassa käytettävät suunnittelu-, tieto- ja hallintajärjestelmät ovat riittäviä ja liiketoiminnan tavoitteiden mukaisia. PKC Group Oyj:n hallitus on hyväksynyt koko konsernin kattavan sisäisen valvonnan ohjeistuksen ja rahoituspolitiikan. Toimitusjohtaja ja talousjohtaja vastaavat valvonnan käytännön järjestämisestä.

Sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan tavoitteena on varmistaa, että yhtiön toiminta on tehokasta ja tuloksellista, että informaatio on luotettavaa ja että säännöksiä ja toimintaperiaatteita noudatetaan koko konsernissa. Sisäisen valvonnan tavoitteisiin kuuluvat mm. seuraavat:

  • vastuiden, vallan ja raportointisuhteiden selvä määrittely
  • eettisen ilmapiirin ja rehellisyyden edistäminen
  • asetettujen tavoitteiden ja päämäärien saavuttaminen sekä resurssien taloudellinen ja tehokas käyttö
  • asianmukainen riskienhallinta
  • taloustietojen ja muiden johdon tietojen oikeellisuus ja luotettavuus
  • sitoumuksiin, maksuihin ja varallisuuden ja vieraan pääoman kirjanpitoon liittyvien toimintojen erottaminen ja prosessien yhteensovittaminen
  • toimintojen, tiedon ja varallisuuden suojeleminen
  • tiedonkulun varmistaminen
  • ulkoisten sääntöjen sekä sisäisten menettelytapojen ja toimintastandardien noudattamisen varmistaminen.

Sisäinen valvonta on olennainen osa kaikkea konsernin toimintaa kaikilla organisaatiotasoilla ja valvontaa suoritetaan koko organisaation kaikilla tasoilla ja kaikissa toiminnoissa. Sisäisen valvonnan menetelmiin kuuluvat sisäiset ohjeet, raportointi, erilaiset tekniset järjestelmät ja toimintoihin liittyvät käytännöt. Ne auttavat varmistamaan, että johdon määräyksiä noudatetaan ja konsernin tavoitteiden saavuttamista uhkaaviin riskeihin reagoidaan asianmukaisesti. Päivittäisiin toimiin kuuluvat johdon tarkastukset ja toimintojen mittauksen tarkastukset, kullekin toimialalle sopivien mittausten tekeminen, fyysinen valvonta, sovittujen hyväksymisrajojen ja toimintaperiaatteiden noudattamisen valvonta ja poikkeamien seuranta, hyväksymisten ja toimivaltojen järjestelmä sekä erilaiset varmistus- ja yhteensovittamisjärjestelyt.

Vuonna 2014 PKC Group Oyj:n hallitus on perustanut sisäisen tarkastuksen toiminnon ja hyväksynyt sisäisen tarkastuksen säännöt. Sisäinen tarkastus on osa vakaita ja harkittuja johtamisen toimintatapoja ja liiketoiminnan periaatteita. Toimiva ja tehokas sisäinen auditointi edellyttää, että yrityksen kulttuurissa hyväksytään sisäinen tarkastus osaksi normaaleja ja välttämättömiä toimintoja. Koko Groupin henkilökunta on velvoitettu toimimaan yhteistyössä sisäisen tarkastus toiminnon kanssa, jotta varmistetaan sisäisen tarkastuksen tavoitteiden toteutuminen.

Riskienhallinta ja riskien arviointi

Riskienhallinta on kiinteä osa sisäistä valvontaa. Riskienhallinnalla tarkoitetaan yritystoimintaan olennaisesti liittyvien tai siihen kuuluvien riskien tunnistamista, arvioimista, mittaamista, rajoittamista ja tarkkailemista. Riskienhallinnan tavoitteena on tunnistaa yritystoiminnalle merkitykselliset riskit ja määritellä toimenpiteet, vastuut ja aikataulut, joilla riskienhallinnasta voidaan tehdä tehokasta. Riskienhallintaprosessit kulkevat rinnakkain strategisten prosessien kanssa, ja saavutettuja tuloksia hyödynnetään järjestelmällisesti vuosittaisessa suunnittelussa. PKC Groupilla on käytössään konsernin laajuinen riskienhallintapolitiikka, jonka emoyhtiön hallitus on hyväksynyt. Riskienhallintaa hoidetaan ja riskeistä raportoidaan riskienhallintapolitiikan, riskienhallintaohjauksen, riskienhallinnan vuosisuunnitelman ja yrityksen riskienhallintaprosessin mukaisesti.

Rahoitusriskien hallinnan osalta emoyhtiön hallitus on vahvistanut konsernin rahoituspolitiikan. Rahoitusriskien hallinnan tavoitteena on suojata konsernia rahoitusmarkkinoilla tapahtuvilta epäsuotuisilta muutoksilta ja siten turvata omalta osaltaan konsernin tuloskehitys, oma pääoma ja maksuvalmius. Konsernin rahoituksen hoito ja rahoitusriskien hallinta on keskitetty emoyhtiön rahoitustoimintoon. Keskityksen tavoitteena on tehokas riskien hallinta, kustannussäästöt ja rahavirtojen optimointi. Talousjohtaja ja konsernin taloushallinto vastaavat rahoitusriskien ja taloudelliseen raportointiin liittyvien riskien hallinnasta. Taloushallinnon riskejä tunnistetaan, arvioidaan ja hallitaan konsernin yleisen riskienhallintaprosessin yhteydessä sekä erikseen osana taloushallinnon omia toimintaprosesseja.

PKC:n riskienhallintaprosessi pohjautuu COSO ERM -viitekehykseen. Kokonaisvaltainen riskienhallintaprosessi toteutetaan koko konsernin laajuisena ja sillä haetaan riskien analysoimiseen ja mittaamiseen yhtenäistä käytäntöä huomioiden myös yksiköiden väliset maantieteelliset erot. Riskejä arvioidaan riskienhallintaohjeiden mukaisesti. Arvioinnit suoritetaan säännönmukaisesti emoyhtiön asettamassa aikataulussa kaikissa konserniin kuuluvissa yksiköissä toiminnoittain ja riskien suuruus määritetään kertomalla todennäköisyys sekä taloudellinen vaikutus keskenään. Näin eri toimintojen ja yksiköiden välisistä tuloksista voidaan johtaa yhteismitallinen kokonaiskuva. Riskiarviointien pohjalta laaditaan konsernitasoinen analyysiraportti, jossa kuvataan myös merkittävimpien riskien suunnitellut kontrollit ja toimenpiteet sekä seurantavastuut ja aikataulut. Konsernitasoinen riskienhallintaraportti käsitellään tarkastusvaliokunnassa ja hallituksessa vähintään kerran vuodessa.

Riskienhallinnan keskeiset periaatteet ja merkittävimmät riskialueet on esitetty CG-ohjeistuksessa ja keskeiset osat on selostettu myös vuosikertomuksen riskienhallintaosiossa. Rahoitusriskien hallinta ja arvioinnit on selostettu konsernitilinpäätöksen liitetiedoissa.

Taloudellinen raportointi

Päätöksentekoa varten on oltava saatavilla riittävää ja kattavaa tietoa. Tiedon tulee olla luotettavaa, olennaista ja oikea-aikaista, ja se tulee toimittaa sovitussa muodossa. Toimitettavaan tietoon kuuluu sisäinen taloudellinen ja toiminnallinen tieto, ulkoisten sääntöjen ja sisäisten käytäntöjen noudattamiseen liittyvä tieto sekä ulkoinen tieto, joka liittyy toimintaympäristöön ja markkinoiden kehitykseen.

PKC:n hallitus huolehtii siitä, että yhtiön tilinpäätös antaa oikeat ja riittävät tiedot yhtiöstä. Hallitusta avustaa näissä tehtävissä tarkastusvaliokunta. Tarkastusvaliokunnan tehtävänä on mm:

  • tilinpäätösraportointiprosessin seuranta
  • taloudellisen raportointiprosessin seuranta
  • konsernin taloudellisen tilanteen ja rahoitustilanteen seuranta
  • budjetin, ennusteen ja niihin liittyvien oletusten käsittely
  • tilinpäätösten ja toimintakertomusten, osavuosikatsausten ja tulosjulkistusten käsittely ennen hallituksen hyväksymistä sekä vuosikertomusten käsittely, ml. esim.
    • tulosten oikeellisuuden tarkastaminen johdon ja tilintarkastajien kanssa
    • olennaisiin laadintaperiaatteisiin ja laadinnassa käytettyihin johdon arvioihin perehtyminen
    • lähiajan riskien ja epävarmuustekijöiden sekä tulevaisuuden näkymien käsittely
    • tilinpäätöksen ja toimintakertomuksen yhteydessä annettavan hallinto- ja ohjausjärjestelmästä annettavan selvityksen käsittely, erityisesti siihen sisältyvän kuvauksen taloudelliseen raportointiprosessiin liittyvien sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan järjestelmien pääpiirteistä osalta.

Toimitusjohtaja vastaa siitä, että yhtiön kirjanpito on lain mukainen ja varainhoito luotettavalla tavalla järjestetty. Talousjohtaja ja konsernin talousosasto ohjeistavat, tukevat ja koordinoivat koko konsernin taloushallintoa ja toimintojen valvontaa. Konsernin talousosasto vastaa tilinpäätösstandardien seuraamisesta ja noudattamisesta, taloudellista raportointia koskevien periaatteiden ylläpitämisestä sekä tiedottamisesta ja kouluttamisesta yksiköille. Konsernin talousosaston tehtäviin kuuluvat myös konserniyhtiöiden rahoitus, valuuttakurssiriskeiltä suojautuminen, sijoitukset, ulkoisen velan hallinnointi sekä siirtohinnoittelu.

Konsernin johtoryhmän liiketoimintavastuulliset jäsenet vastaavat oman vastuualueensa taloudellisesta raportoinnista. Konserniyhtiöiden toimitusjohtajat, talousjohtajat ja kirjanpitopäälliköt vastaavat siitä, että yhtiöiden raportointi täyttää sekä paikallisen lainsäädännön että konsernin vaatimukset. Kukin liiketoimintayksikkö, konserniyhtiö ja toiminto vastaa raportoimiensa lukujen oikeellisuudesta sekä ennusteidensa realistisuudesta. Yksiköiden taloushallinto- ja toiminnanohjausjärjestelmien tuottama tieto yhdenmukaistetaan ja siirretään konsernin raportointijärjestelmään konsolidoitavaksi automaattisten liittymien avulla.

Konsernin talousjohtajan alaisuudessa toimiva konsernin talousosasto tuottaa keskitetysti ulkoisen laskennan vaatimat, IFRS-standardien mukaiset tilinpäätöstiedot sekä konsernissa määritettyjen periaatteiden mukaisesti laaditut sisäisen laskennan ennusteet, analyysit ja raportit johtoryhmälle sekä hallitukselle. Konsernin lyhyen aikavälin taloussuunnittelu perustuu liiketoiminta-alueiden kuukausittain päivittämiin 12 kuukauden ennusteisiin. Taloudellista tulosta, tavoitteiden saavuttamista sekä ennustetta tarkastellaan kuukausittain kunkin tulosyksikön johdossa, konsernin johtoryhmässä sekä hallituksessa. Konsernin taloudellisesta tilanteesta tiedotetaan julkisuuteen osavuosikatsauksilla ja tilinpäätöstiedotteella. Vuosikertomuksessa julkistettavassa konsernitilinpäätöksessä on kuvattu keskeiset konsernitilinpäätöksen laadintaperiaatteet.


Tilintarkastus

Tilintarkastuksen suorittaa auktorisoitu tilintarkastustoimisto. Emoyhtiö vastaa tilintarkastustoimiston valinnasta. PKC Groupille valitulla tilintarkastustoimistolla on yleisvastuu koko konsernin tilintarkastusten ja niiden kustannusten koordinoinnista (tilintarkastussuunnitelmat kullekin konserniyritykselle) yhdessä PKC Group Oyj:n talousjohtajan ja tytäryhtiöiden johdon kanssa. Lisäksi, jos tarpeen, voidaan talousjohtajan hyväksynnällä valita paikallinen auktorisoitu tilintarkastustoimisto suorittamaan paikallisen lain vaatima tilintarkastus.

Viestintä ja tiedotus

Yhtiön hallitus määrittelee tiedottamisen suuntaviivat ja päättää säännöllisen tiedonantovelvollisuuden piiriin kuuluvien asioiden julkistusajankohdista ja sisällöstä sekä merkittävistä jatkuvan tiedonantovelvollisuuden piiriin kuuluvien asioiden julkistamisista. Säännöllisen tiedonantovelvollisuutensa puitteissa yhtiö julkaisee tilinpäätöstiedotteen, puolivuotiskatsauksen (Q2) sekä tilinpäätöksen / vuosikertomuksen. Tiedonantovelvollisuuden lähtökohtana on taata kaikille markkinaosapuolille samanaikainen, yhtäläinen, riittävä ja oikea tieto arvopaperista ja sen liikkeeseenlaskijasta.

Sisäisen viestinnän kanavana konsernilla on käytössä intranetsivut, josta löytyvät kaikki vähäistä merkittävämmät konsernitasoiset ohjeistukset ja yksikkökohtaisilta intranetsivuilta myös ko. yksikköä koskevat ohjeistukset. Myös keskeisimmät taloushallinnon ohjeistukset löytyvät intranetsivuilta. Kaikista vähäistä merkittävimmistä ohjeistuksista laaditaan koulutussuunnitelmat, joiden toteutumista seurataan. Johtoryhmän jäsenet ja muu ylin johto varmistavat tiedon välityksestä yksikössään siten, että kukin tuntee tehtäviinsä liittyvät menettelytavat ja että henkilöstölle toimitetaan muu tehtävien suorittamiseen tarvittava tieto.

Seuranta

Taloudellisen raportoinnin, sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan tehokkuutta seurataan jatkuvasti osana konsernin päivittäistä johtamista. Hallitus, tarkastusvaliokunta, toimitusjohtaja, talousjohtaja ja konsernin johtoryhmä sekä konserniyhtiöt osallistuvat taloudellisen raportoinnin sisäiseen valvontaan kuukausittaisen taloudellisten raporttien ja juoksevien ennusteiden seurannalla sekä prosessien ja ulkopuolisten tilintarkastajien raporttien läpikäymisellä.

Taloushallinto ja ulkopuolinen tilintarkastaja pitävät säännöllisesti kokouksia, joissa tarkastusten painopisteet valitaan.